Tổng hợp 10 công cụ quản lý công việc hữu ích

Hẳn ai trong mỗi chúng ta đều đã từng vật lộn với một đống công việc lớn nhỏ phức tạp khác nhau mà không biết sắp xếp ra sao. Deadline khác nhau, nội dung công việc cũng khác nhau dễ dàng làm bạn quên mất mình phải làm gì. Và thật mong sao là có một công cụ quản lý công việc cá nhân giúp bạn điều này, nhắc nhở bạn khi deadline đến gần, hỗ trợ bạn ghi chú đầu việc cần thực hiện, theo dõi tiến độ của bạn so với mục tiêu và nhiều hơn thế nữa.

Trong bài viết này bạn sẽ tìm hiểu rõ hơn về các công cụ quản lý công việc cá nhân và ưu nhược điểm của nó. Hãy khám phá nào.

Google Calender

Google Calender là 1 ứng dụng hoạt động đa nền tảng của Google. Phần mềm sẽ giúp bạn lên kế hoạch, quản lý, nhắc lịch công việc trên màn hình lịch trực quan.

Ưu điểm: sử dụng đơn giản, khả năng đồng bộ hóa với Gmail nên có thể giúp bạn dễ dàng tracking đồng bộ được với công việc cá nhân liên tục trên nhiều nền tảng thiết bị, nhắc nhở công việc trên màn hình trực quan.

Nhược điểm: Hạn chế chuyển đổi trạng thái hoạt động của công việc, hoạt động mang tính đội nhóm cao, báo cáo hiệu suất.

Sticky note (Win10)

Đây là một công cụ sẵn có nếu bạn cài đặt win 10. Cho phép bạn note lại bất cứ điều gì bạn muốn một cách đơn giản. Nó hiển thị như một phần mềm trên máy và có thể bật lên nhanh chóng bất cứ lúc nào bạn cần.

Ưu điểm: Sẵn có không phải cài đặt, đăng ký gì cả, thuận tiện nếu chỉ muốn ghi đề mục, các sự kiện hay việc cần làm ở thời gian nhất định, dễ dàng cài đặt nhắc nhở như báo thức cho máy tính ở mỗi sự kiện. Hoạt động offline, trực tiếp trên máy tính.

Nhược điểm: Không tiện lợi khi quản lý các công việc phức tạp, gồm nhiều người, theo dõi tiến độ, hỗ trợ lập kế hoạch và phân bố thời gian, nhắc nhở để theo kịp tiến độ. Thực hiện đa phần là thủ công.

HeySpace

HeySpace là một phần mềm quản lý tác vụ sáng tạo và trực quan với trò chuyện. Nó có phần nào là sự kết hợp giữa Slack và Trello nhưng với các tính năng cao cấp hơn. Nó không chỉ giúp quản lý các dự án và nhóm mà còn cải thiện giao tiếp và các quy trình diễn ra trong một tổ chức. Dưới đây là các tính năng quan trọng nhất của phần mềm này:

• Nhờ thiết kế của nó, bạn có thể thấy ba khu vực hoạt động ở cùng một màn hình – Khu thứ nhất là nhóm của bạn, đồng nghiệp và các kênh khác nhau, khung trò chuyện, danh sách các nhiệm vụ.
• Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi một phần của cuộc trò chuyện của bạn thành một nhiệm vụ.
• Bảng với các nhiệm vụ cho phép bạn xem tất cả các dự án ở một nơi.
• Mọi tác vụ đều có thể được điều chỉnh – bạn có thể đặt ngày, gán người cho nó, thêm thẻ, mô tả, tệp, nhận xét về nó. Tất cả để giữ cho bạn cập nhật về tiến độ nhiệm vụ.
• Tính năng của không gian làm việc cho phép bạn tạo nhiều không gian, ví dụ, nếu bạn làm việc cho các tổ chức khác nhau hoặc có các khách hàng khác nhau.
• Giao diện dễ chịu và trực quan.

HeySpace cung cấp cho bạn không gian để tổ chức các dự án và dự án một cách tự do và thuận lợi. Bạn không phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và tab. Bạn có mọi thứ ở một nơi!

Ưu điểm: Kết hợp giữ cả chat nhóm và ghi công việc trên cùng một màn hình, thích hợp với trao đổi công việc trong một nhóm nhỏ, dễ tạo danh sách công việc cá nhân với nhiều subtask, checkpoint, hỗ trợ việc theo dõi và cập nhật tiến độ, nhắc nhở, giao/nhận công việc trong nhóm.

Nhược điểm: Đây là dịch vụ online, góp free cho tối đa 10 người tham gia + 5 khách /workplace, upload tối đa 5MB. Hợp nhóm nhỏ hơn là làm việc cá nhân. Muốn tích hợp vào lịch, gắn tag, google doc thì cần nâng cấp bản tính phí với $5/user/tháng.

Todolist

Todoist là một ứng dụng giúp danh sách việc cần làm và quản lý tác vụ. Bạn có thể lấy tất cả các nhiệm vụ của bạn ra khỏi đầu, đặt chúng vào Todoist và ứng dụng sẽ giữ chúng cho bạn. Phần mềm tác vụ miễn phí này cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình, cung cấp các danh mục khác nhau, phân công mọi người và đặt ngày đến hạn. Bạn cũng có thể theo dõi năng suất của bạn và đo lường hiệu suất. Ngoài ra còn có rất nhiều tích hợp có sẵn.

Với Todoist, cuối cùng bạn sẽ giữ được sự an tâm và đảm bảo mọi nhiệm vụ của bạn đều được kiểm soát.

Todoist là miễn phí cho các dự án và nhiệm vụ. Đối với các tính năng bổ sung, như lời nhắc, bộ lọc, nhãn và mẫu, người dùng phải trả 29 đô la một năm.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng, kéo thả nhiệm vụ dễ dàng để đánh dấu mức độ hoàn thành, phân công mọi người và đặt ngày đến hạn. Bạn cũng có thể theo dõi năng suất của bạn và đo lường hiệu suất. Ngoài ra còn có rất nhiều tích hợp có sẵn.

Nhược điểm: Đối với các tính năng bổ sung, như lời nhắc, bộ lọc, nhãn và mẫu, người dùng phải trả 29 đô la một năm.

Hitask

Nhiệm vụ và dự án là mặt trận và trung tâm trong giải pháp quản lý này. Bảng điều khiển trung tâm có tất cả các nhiệm vụ của bạn và có thể được sắp xếp theo ngày đến hạn, dự án hoặc nhóm.

Đồng nghiệp của bạn được liệt kê ở phía bên phải và bạn có thể tự động kéo các nhiệm vụ từ khu vực nhiệm vụ trung tâm đến các thành viên trong nhóm của mình. Một khi điều này được thực hiện, mỗi đồng đội được giao nhiệm vụ và nó trở thành một phần trong quy trình làm việc của họ.

Trong Hitask, không tốn chi phí gì, bạn có thể quản lý công việc, lưu trữ tập tin, theo dõi thời gian, tạo tác vụ email, báo cáo công việc. Có ứng dụng di động cho iOS và Android

Ở gói trả phí bạn có thể:

• Quyền lọc trên các nhiệm vụ
• Đồng bộ lịch
• Lưu trữ không giới hạn

Giá cả cho dịch vụ này từ miễn phí tới $ 120 / tháng

Ưu điểm: Bạn có thể tạo danh sách công việc, chuyển đổi trạng thái, lưu trữ tập tin, theo dõi thời gian, tạo tác vụ email, báo cáo công việc, có ứng dụng di động cho iOS và Android để sử dụng.

Nhược điểm: Đồng bộ lịch và lọc cá nhiệm vụ chỉ có ở bản tính phí, không hỗ trợ nhiều quản lý dự án quy mô.

Any.do

Đây là ứng dụng lên danh sách việc cần làm và ứng dụng quản lý tác vụ. Hỗ trợ tạo nhãn, thẻ các mục như hôm nay, ngày mai và sắp tới – cung cấp cho bạn tổng quan nhanh về các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành.

Nó cũng có một lịch trực quan để giúp bạn xem các sự kiện và nhiệm vụ của bạn khớp với nhau như thế nào. Giải pháp quản lý tác vụ này cũng có thể tổ chức các tác vụ và lọc quy trình công việc của bạn theo ngày hoặc danh mục.

Trong Any.do, người dùng nhận được:

• Lập kế hoạch cho danh sách việc cần làm hàng ngày hoặc danh sách mua hàng của bạn
• Lịch trực quan
• Theo dõi thời gian
• Danh sách nhắc nhở việc cần làm
• Lập kế hoạch hàng ngày để tổ chức các mục
• Ứng dụng di động Android iOS

Ở bản nâng cấp bạn sẽ được hỗ trợ thêm

• Tệp đính kèm không giới hạn
• Lời nhắc dựa trên vị trí
• Mã màu nhiệm vụ để tổ chức công việc của bạn
• Nhiệm vụ định kỳ tùy chỉnh

Chi phí cho dịch vụ này từ miễn phí tới $ 2,99 / tháng cho mỗi người dùng.

Ưu điểm: Tiện lợi cho quản lý công việc cá nhân, đơn giản, hiển thị lịch trực quan, có bản android, nhắc nhở việc cần làm, hỗ trợ theo dõi theo thời gian.

Nhược điểm: Hạn chế tích hợp với các ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc khác, thiếu báo cáo chung, giao tiếp với người trong cùng dự án.

ClickUp

ClickUp là công cụ quản lý tác vụ hàng đầu thế giới và được sử dụng bởi các công ty như Google, Nike và Airbnb.

Nó có tất cả các tính năng bạn cần để tăng năng suất và quản lý công việc của bạn cực kỳ trơn tru và nó cũng rất dễ sử dụng.

Dưới đây, một cái nhìn sâu hơn về một số tính năng của công cụ tác vụ miễn phí này:

• Mẫu và Nhiệm vụ định kỳ: Với ClickUp, bạn có thể lưu danh sách nhiệm vụ của mình dưới dạng mẫu để thêm chúng ngay lập tức vào các dự án trong tương lai. Bạn thậm chí có thể thiết lập các nhiệm vụ định kỳ cho các dự án của bạn.
• Nhắc nhở: Bạn có thể tùy chỉnh vị trí và thời điểm bạn nhận được những lời nhắc này để dễ dàng hơn. Cho dù đó là Hộp thư email của bạn, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn.
• Thông báo: ClickUp có hàng tấn thông báo để giúp bạn cập nhật về sự phát triển nhiệm vụ của mình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh tần suất bạn nhận được chúng và trên nền tảng nào chúng xuất hiện.
• Nhiều chế độ xem
  • ClickUp cung cấp cho bạn nhiều chế độ xem để quản lý các tác vụ theo cách bạn muốn:
  • Board View: để xem các nhiệm vụ của bạn trong một bảng Kanban tiện dụng
  • Chế độ xem danh sách: để xem các nhiệm vụ của bạn trong ứng dụng danh sách kiểu GTD
  • Box View: để kiểm tra những gì mọi người đang làm việc và ủy thác nhiệm vụ
  • Xem lịch: để nhanh chóng quản lý lịch trình nhiệm vụ của bạn
  • Chế độ tôi: chỉ tập trung vào các nhiệm vụ được giao cho bạn
• Mục tiêu

Người quản lý tác vụ có thể sử dụng ClickUp để đặt mục tiêu để theo dõi những gì họ làm việc hướng tới. Bạn thậm chí có thể chia các mục tiêu của mình thành các mục tiêu nhỏ hơn để làm cho chúng có thể đạt được nhiều hơn.

ClickUp cũng cung cấp cho bạn Biểu đồ Gantt tích hợp, phụ thuộc nhiệm vụ, quyền truy cập tùy chỉnh, theo dõi thời gian riêng và nhiều thứ khác.

Ưu điểm: Tích hợp đủ thứ, cho phép tạo nhiệm vụ theo định kỳ, nhắc nhở ở hộp thư email của bạn, máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn, nhiều chế độ xem, hỗ trợ quản lý dự án.

Nhược điểm: Một số chứ năng bị hạn chế đáng kể với bản free như báo cáo, nhắc nhở đa nền tảng.

Trello

Trello là một trong những phần mềm tác vụ miễn phí phổ biến nhất và tốt nhất cho mọi người. Bạn có thể sử dụng nó một mình hoặc với nhóm của bạn hoặc thậm chí toàn bộ công ty. Nó cho phép bạn tổ chức tất cả các nhiệm vụ và dự án ở một nơi một cách minh bạch.

Trello là một bảng trực quan để quản lý và lập kế hoạch nhiệm vụ. Mặc dù có thiết kế đơn giản nhưng nó có nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể tạo các bảng khác nhau cho các nhóm khác nhau, điều chỉnh cài đặt thẻ, lặp lại chúng cho các nhiệm vụ định kỳ, nhận xét về các nhiệm vụ và sử dụng nhiều tùy chọn ưa thích khác. Trello có một danh sách rộng lớn về sức mạnh giúp tăng cường công việc và hợp tác.

Giá: Miễn phí cho các dự án và người dùng không giới hạn. Người dùng có thể chọn mua Trello Gold để tăng tệp đính kèm lên 250MB. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn Trello Business Class, chi phí 8,33 đô la mỗi người dùng mỗi tháng, được thanh toán hàng năm.

Ưu điểm: Dễ sử dụng, giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình, theo dõi trực quan, khả năng tích hợp lớn, nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB

Nhược điểm: Không lý tưởng cho các dự án có quy mô nhiều nhiệm vụ, không phân cấp thành viên quản trị, tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước, không tích hợp công cụ giao tiếp, không phù hợp cho quản lí thời gian chặt chẽ.

Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc cá nhân và dự án cho phép bạn giữ tất cả dữ liệu ở một nơi. Nó tốt nhất cho các đội cần giữ một quy trình làm việc ổn định và đảm bảo thời hạn luôn được đáp ứng. Nhóm của bạn có thể dễ dàng tổ chức và cấu trúc công việc của họ, sau đó theo dõi và giám sát nó. Trong Asana, bạn có thể hình dung dự án để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra đúng cách, loại bỏ rủi ro và kết quả tiêu cực trước khi chúng xảy ra.

Nó là một công cụ tuyệt vời cho bất kỳ loại nhóm nào. Những gì Asana nói là, với Asana, phi hành đoàn của bạn có thể bắn lên mặt trăng và đến đó. Tất cả chỉ mất một bước nhỏ

Asana cung cấp dịch vụ miễn phí đến 9,99 USD / người dùng / tháng trở lên

Ưu điểm: tự động nhận thông báo trong hộp thư đến của họ khi một nhiệm vụ được giao hoặc thay đổi, giao tiếp theo thời gian thực, theo dõi tổng quan dự án, báo cáo công việc, tuy nhiên tính năng này chỉ có ở phiên bản trả phí. Asana cho phép tuỳ chỉnh quyền riêng tư cho dự án

Nhược điểm: Không phù hợp với các dự án có tính chất công việc theo tuần tự, không có biểu đồ Gantt cho quản lý dự án

MeisterTask

MeisterTask là một công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ trực tuyến được thiết kế để hữu ích nhất có thể trong quy trình quản lý dự án. Với công cụ này, bạn có thể theo dõi tiến trình của các dự án của mình hoặc giúp các thành viên trong nhóm cộng tác với nhau một cách liền mạch. Các tính năng chính của nó bao gồm:

Bảng điều chỉnh dự án Kanban theo quy trình công việc của bạn

• Giám sát dự án
• Quản lý công việc
• Tự động hóa thông minh cho công việc hơn hiệu quả
• Tích hợp với các ứng dụng quản lý dự án và quản lý dự án khác như Google Drive, Slack, Dropbox hoặc GitHub

Phần mềm này cung cấp môi trường dễ tiếp cận và hiệu quả cho bạn và nhóm của bạn. Nó kết hợp các yếu tố của quản lý dự án, hợp tác và quản lý công việc. Bạn có thể sử dụng nó để nhanh chóng tạo các dự án cho các thành viên trong nhóm và phân công nhiệm vụ dễ dàng. Công cụ này giúp bạn giám sát tất cả các giai đoạn thực hiện dự án. MeisterTask có các ứng dụng miễn phí cho iPhone, iPad, macOS và Windows.

Ứng dụng này miễn phí cho tối đa hai tích hợp; $ 9 mỗi người dùng mỗi tháng để có thêm các tính năng báo cáo và tích hợp khác.

Ưu điểm: Thuận lợi cho quản lý dự án, hỗ trợ bảng Kanban, quản lý công việc cá nhân và hợp tác với người khác, cho phép tích hợp thêm các ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc khác như Google Drive, Slack, Dropbox hoặc GitHub, tự động hóa thông minh.

Nhược điểm: Miễn phí với tối đa 2 tích hợp, hạn chế kết nối với lịch trực tiếp trên máy tính, nhắc nhở trực tiếp.

Mỗi công cụ đều có ưu nhược điểm riêng, tùy thuộc và mục đích sử dụng của bạn để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho mình. Hi vọng bạn sẽ lựa chọn được một công cụ để làm việc hiệu quả hơn.

Nguồn: https:// blog.pushdy.com/2019/11/08/10-cong-cu-quan-ly-cong-viec