Những tính năng thú vị chỉ có trên Microsoft Office 2016

Phần lớn dân văn phòng đều phải sử dụng Microsoft Office để phục vụ công việc hàng ngày của mình. Nắm bắt được thói quen này, nhà sản xuất Microsoft đã không ngừng nâng cấp các phiên bản Office của mình nhằm đem đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất. Trong đó phiên bản Microsoft Office 16 đã và đang được nhiều người ưa chuộng sử dụng nhất hiện này bởi những nổi bật từ giao diện cho đến tính năng của phiên bản này. Bên cạnh đó, trong Office 2016 còn có khá nhiều tính năng độc đáo nhưng ít người biết đến. Cùng chúng tôi tìm hiểu xem đó là những tính năng nào trong bài viết dưới đây.

Vài nét về Microsoft Office 2016

Cũng giống như những phiên bản trước đây, Microsoft Office 2016 là bộ ứng dụng văn phòng hỗ trợ cho việc quản lý, nhập dữ liệu, trình bày và thống kê bao gồm: Microsoft Word 2016, Microsoft Excel 2016, Microsoft PowerPoint 2016, Microsoft Outlook 2016…

Microsoft Word

Đây là chương trình soạn thảo, cho phép người sử dụng làm việc với văn bản thô, cùng các hiệu ứng phông chữ, màu sắc, đồng thời có thể chèn thêm hình ảnh, âm thanh, biểu đồ, ký tự đặc biệt… Từ đó, công việc soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Các văn bản Word thường được lưu dưới tên tệp tin có đuôi “.doc” hoặc “.docx”, “.txt”, “.html”…

Microsoft Excel

Với những ai hay làm báo cáo thì đây chính là công cụ hoàn hảo nhất cho công việc này. Excel cho phép người dùng tạo các trang bảng tính, cùng với những tính năng, công cụ hỗ trợ để các bạn có thể tính toán nhanh và chính xác nhất, đặc biệt trong trường hợp số lượng lên tới hàng triệu ô tính.

Các hàm thông dụng hay được sử dụng là: SUM, AVG, Vlookup, Logic… Người dùng có thể dễ dàng tính toán mà không cần phải sử dụng máy tính hay bất kỳ công cụ hỗ trợ tính toán nào khác.

Microsoft PowerPoint

Power Point là ứng dụng để bạn có thể sản xuất ra các slide trình chiếu, thuyết trình. Trong ứng dụng chứa rất nhiều công cụ trợ giúp bạn tạo ra một bài trình chiếu hoàn chỉnh nhất.

Microsoft Outlook

Ứng dụng này chủ yếu được sử dụng trong quá trình gửi và nhận email. Ngoài ra, Microsoft Outlook còn được dùng để quản lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau như: lịch hẹn, nhiệm vụ, danh bạ và ghi chú.

Những tính năng thú vị ít được biết đến trong Microsoft Office

Tell me

Trong phiên bản Office 2016, chức năng Clippy đã bị loại bỏ, tuy nhiên “Tell me” có thể giúp người sử dụng theo cách đơn giản và hiệu quả hơn. Nếu như các bạn muốn thực hiện thao tác nào đó chỉ cần gõ cụm từ khóa lựa chọn. Lúc này Tell me sẽ giúp các bạn tìm ra hàm hoặc đưa ra các bước thực hiện tối ưu nhất.

Thêm ngày giờ hiện tại

Hiện nay, việc thêm ngày giờ hiện tại khá dễ dàng trên Office 2016. Lợi ích của thao tác này là giúp các bạn có thể xác định được thời điểm chính xác mà mình làm việc với các nội dung trong tệp tin văn bản. Đến khi quay lại văn bản, các bạn có thể xem được thời gian mà mình đã soạn thảo và tiếp tục.

Để thêm thời gian vào trong lúc soạn thảo, bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

Truy cập vào thanh menu Ribbon -> chọn Insert -> Date & Time

Một hộp thoại sẽ xuất hiện chứa các định dạng ngày và giờ khác nhau. Bạn hãy lựa chọn kiểu ngày và giờ phù hợp với nhu cầu của mình và đánh dấu vào tùy chọn “Update automatically” để phần mềm Office tự động cập nhật thời gian hiện tại mà bạn đang mở tài liệu để ghi nhớ.

Quick Parts

Tính năng này còn có tên gọi khác là “Building Blocks”. Chúng ta có thể hiểu đơn giản: với Quick Parts, người dùng được phép tạo ra một nội dung với định dạng hoặc hình ảnh có thể sử dụng lại nhiều lần.

Để sử dụng được Quick Part, đầu tiên các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản cần làm mẫu -> truy cập vào thanh menu Ribbon -> chọn Insert -> chọn Text Group -> Quick Parts.

Tại đây, các bạn hãy chọn “Save Selection to Quick Part Gallery”.

Hộp thoại “Create New Building Block” mở ra, bạn nhập tên vào Quick Parts -> Chọn nơi mà nó sẽ xuất hiện, đồng thời điền vào các chọn lựa khác (nếu cần) -> Nhấp “OK” để lưu lại.

Import các dữ liệu web vào Excel

Với những phiên bản trước thì việc Import dữ liệu từ web vào Excel tốn khá nhiều thời gian của người dùng, cho nên nhà sản xuất đã bổ sung thêm vào Office 2016 lựa chọn nhập tự động để bạn có thể rút ngắn được thời gian soạn thảo.

Để sử dụng tính năng này, bạn hãy truy cập vào tab “Data” -> chọn New Query -> From other Source -> From Web.

Tại hộp thoại “From Web”, các bạn sao chép và dán đường link, sau đó nhấp “OK”.

Trong khoảng thời gian vài giây, Excel 2016 sẽ tiến hành kết nối và điều hướng dữ liệu để các bạn lựa chọn.

Excel kết nối và hiển thị những nội dung mà phần mềm khai thác được từ đường dẫn mà bạn đã cung cấp.

Việc bạn cần làm bây giờ là chỉnh sửa hoặc sử dụng các dữ liệu này chèn vào bảng tính.

Office 2016 có thêm các biểu đồ mới

Phiên bản Office 2016 vẫn chứa các mẫu biểu đồ quen thuộc nhưng được bổ sung thêm một số dạng biểu đồ mới như: Histogram, Treemap, Waterfall, Pareto, Box & Whisker, Sunburst. Các bạn có thể sử dụng những biểu đồ mới này khi soạn thảo trong Excel, Word hoặc Power Point.

Trên đây là những thông tin cơ bản và các tính năng độc đáo có trong Microsoft Office 2016 mà người dùng nên nắm rõ. Mong rằng, qua bài viết này, các bạn có thể sử dụng và tối ưu quá trình soạn thảo của bạn dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bên cạnh đó, các bạn có thể download file cài đặt hệ điều hành Windows (XP, 7, 8.1, 10, Win server,..) hay những phần mềm khác như phần mềm nghe nhạc, phần mềm quản lý, phần mềm chỉnh sửa ảnh,… tại website https://ngukiemphithien.vn/.